Prüfantrag für die mögliche Einrichtung eines digitalen (Online-) Buchungs- und Belegungsmanagement für die Nutzung öffentlich städtischer Einrichtungen

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  • Erstellungsdatum 29. Oktober 2021
  • Zuletzt aktualisiert 29. Oktober 2021

Prüfantrag für die mögliche Einrichtung eines digitalen (Online-) Buchungs- und Belegungsmanagement für die Nutzung öffentlich städtischer Einrichtungen

Der personelle, zeitliche, als auch finanzielle Aufwand städtischer Einrichtungen ist in kommunalen Verwaltungen immer sehr hoch. Digitale Anwendungen können dabei helfen, den gesamten Verwaltungsprozess zu vereinfachen, Fehlerquellen zu reduzieren und aussagekräftige Daten für eine mögliche Entwicklungsplanung zu erheben.

Digitale Lösungen können darüber hinaus helfen, den Arbeitsaufwand in der kommunalen Verwaltung drastisch zu reduzieren, die Betriebskosten zu senken, die Fehleranfälligkeit zu minimieren und gleichzeitig die Transparenz für Bürgerinnen und Bürger, sowie der ehrenamtlichen Vereinswelt zu erhöhen.

Es können entsprechende Informationen (z.B. verantwortliche Nutzer, Details zur Art und Dauer der Nutzung, Rechnungsadresse) direkt in das digitale Buchungs- und Belegungssystem überführt werden. Die Funktionen vieler Softwarelösungen gehen dabei weit über einfache Online-Buchungssysteme, die für sich allein gesehen schon einen immensen Vorteil hinsichtlich des personellen und zeitlichen Bearbeitungsaufwands in der städtischen Belegungsplanung mit sich bringen, hinaus.

Im Stil einer klassischen Anwendung des Customer-Relationship-Managements (CRM) können Kommunalverwaltungen etwa dezidierte Statistiken über die Nutzungszeiten, Auslastungen und Nutzergruppen ihrer kommunalen Einrichtungen erheben, die eine wichtige und verlässliche Grundlage für spätere Bedarfsermittlungen oder Entwicklungsplanungen bilden.

Die Vorteile digitaler Buchungssysteme liegen dabei auf Seiten der Bürgerinnen und Bürger, respektive Vereinsvertreter wie auf Seiten der städtischen Verwaltung gleichermaßen. Ob der gewünschte Termin zur Verfügung steht, wäre direkt ersichtlich und im Optimalfall gibt eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung mit einem sofortigen Feedback zur gewünschten Buchung.

Gleichermaßen könnte auch die Mängelmeldung, sowie die Mängelfreimeldung als funktionale Erweiterung in das digitale System eingebunden werden. Rechtzeitig sollten die beiden Dachverbände, die Sport- und Kulturgemeinde Ginsheim e.V. (SKG), sowie der Sport- und Kulturbund Gustavsburg e.V. (SKB) über die mögliche Etablierung ein digitales (Online-) Buchungs- und Belegungsmanagement von städtischen Einrichtungen eingebunden werden.

Schnittstellen zu Finanzmanagement-Anwendungen und ein automatisiertes Rechnungswesen könnten zudem dazu beitragen, dass etwaige zukünftige Abrechnungen aus Sicht der Verwaltung, sowie der ehrenamtlichen Vereinswelt deutlich transparenter wären.